Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, micro-entrepreneurs en franchise en base compris. La réforme de la facturation électronique impose ensuite aux micro-entreprises et aux PME d’en émettre à partir du 1er septembre 2027. Vos premières factures fournisseurs sont peut-être déjà arrivées par ce circuit : vous devez les garder 10 ans, dans le format où elles ont circulé et sans retouche possible.
Combien de temps faut-il conserver une facture électronique ?
Une facture électronique se conserve 10 ans, qu’elle soit émise ou reçue. Deux délais légaux s’appliquent, et ils tombent désormais d’accord :
- Le délai comptable (article L123-22 du Code de commerce) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice auquel la facture se rattache. Service Public Entreprendre l’applique aussi au micro-entrepreneur : à son livre des recettes et, pour une activité commerciale, à son registre des achats et à ses pièces justificatives.
- Le délai fiscal (article L102 B du Livre des procédures fiscales) : il court à partir de la date à laquelle la facture a été établie. Il passe de 6 à 10 ans avec la loi du 25 juin 2026 contre les fraudes sociales et fiscales, pour faciliter les contrôles fiscaux.
En pratique, une seule date suffit : gardez chaque facture jusqu’au 31 décembre de la dixième année qui suit celle de la facture, si votre exercice correspond à l’année civile, ce qui est le cas le plus courant chez les indépendants. Si votre exercice se clôt à une autre date, comptez 10 ans à partir de cette clôture.
| Facture datée du | Fin du délai fiscal | Fin du délai comptable | À garder jusqu’au |
|---|---|---|---|
| 1er septembre 2026 (facture fournisseur) | 1er septembre 2036 | 31 décembre 2036 | 31 décembre 2036 |
| 12 octobre 2026 (facture client) | 12 octobre 2036 | 31 décembre 2036 | 31 décembre 2036 |
Une graphiste en micro-entreprise qui reçoit le 1er septembre 2026 la facture électronique de son opérateur télécom, datée du même jour, doit pouvoir la présenter intacte et lisible jusqu’au 31 décembre 2036. Ses factures de 2016, elle les garde jusqu’au 31 décembre 2026.
Pourquoi lit-on encore « 6 ans » un peu partout ?
Parce que le délai fiscal était de 6 ans jusqu’à la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026. Son article 36 le porte à 10 ans pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027, et beaucoup de pages, officielles comprises, n’ont pas encore intégré ce changement. Deux exemples :
- Une facture du 15 mars 2021 : l’ancien délai fiscal courait jusqu’au 15 mars 2027, donc après le 1er janvier 2027. Il passe à 10 ans et s’arrête le 15 mars 2031 ; le délai comptable court, lui, jusqu’au 31 décembre 2031.
- Une facture du 15 mars 2020 : l’ancien délai fiscal a pris fin le 15 mars 2026, la loi ne la rattrape pas. Le délai comptable l’oblige quand même à rester dans vos archives jusqu’au 31 décembre 2030.
Dans les deux cas, le repère du 31 décembre de la dixième année reste juste.
Quelles factures et quels documents faut-il garder ?
Il faut garder toutes vos factures, émises comme reçues, quel que soit le canal par lequel elles sont arrivées. La DGFiP le précise dans son guide de démarrage : une facture reçue par e-mail, en PDF ou sur papier après le 1er septembre 2026 ne doit pas être écartée pour ce seul motif, dès lors qu’elle correspond à une opération réelle et comporte les éléments nécessaires à son traitement. Vous la traitez, vous la payez et vous la conservez comme les autres.
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Factures clients, factures rectificatives et avoirs | 10 ans | Clôture de l’exercice |
| Factures fournisseurs, quel que soit leur canal de réception | 10 ans | Clôture de l’exercice |
| Livre des recettes et registre des achats | 10 ans | Clôture de l’exercice |
| Bons de commande, de livraison ou de réception | 10 ans | Clôture de l’exercice |
| Statuts de transmission, rejets, échanges liés à une facture | Comme la facture concernée | Gardez-les avec elle |
Et les documents à garder plus de 10 ans ? Pour votre facturation, il n’y en a pas. Les durées plus longues concernent d’autres papiers, comme un contrat d’achat ou de vente d’un bien immobilier (30 ans).
Sous quelle forme conserver une facture électronique ?
Une facture émise ou reçue sous forme électronique se conserve sous cette forme, dans son format d’origine (article L102 B du Livre des procédures fiscales). Le format d’origine, précise le Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP), est celui dans lequel la facture a été émise et transmise par l’émetteur.
Trois conséquences pratiques :
- L’impression ne compte pas. Une facture électronique imprimée et rangée dans un classeur n’est qu’une copie : l’original, c’est le fichier.
- Convertir est permis, à une condition. Vous pouvez transformer vos factures dans un autre format pour les classer ou les lire, si l’original est gardé en parallèle.
- Le fichier structuré passe avant l’aperçu. Quand une facture circule dans un format électronique structuré, c’est ce fichier qu’il faut conserver, pas seulement la version lisible que votre outil affiche à l’écran.
Un mot sur le PDF. Un PDF simple envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme, mais celui que vous recevez reste une facture à conserver. Gardez le fichier tel que reçu, avec l’e-mail qui date sa réception.
Et les factures papier ?
Les factures papier, émises ou reçues, peuvent rester sur papier ou être conservées sous forme numérique. Un scan ordinaire ne suffit pas pour autant : la numérisation doit respecter l’arrêté du 22 mars 2017. Il faut une copie identique à l’original (couleurs comprises quand elles ont un sens), en fichier PDF ou PDF/A-3 accompagné d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique ou d’une signature électronique, et horodaté. Si votre outil ne fait pas tout cela, gardez le papier.
Qu’est-ce que l’archivage probant, et est-il obligatoire ?
L’archivage probant consiste à conserver une facture de façon à pouvoir prouver, jusqu’au dernier jour du délai légal, qui l’a émise, qu’elle n’a pas été modifiée et qu’elle reste lisible. L’article 289 du Code général des impôts impose ces trois conditions de l’émission de la facture jusqu’à la fin de sa conservation, à l’émetteur comme au destinataire :
- L’authenticité de l’origine : l’identité de celui qui a émis la facture est certaine.
- L’intégrité du contenu : aucune mention n’a été modifiée depuis l’émission, qu’il s’agisse des mentions obligatoires ou des autres. Une facture émise ne se retouche plus : une erreur se corrige par une facture rectificative ou un avoir, jamais en modifiant le fichier.
- La lisibilité : vous comme l’administration pouvez la lire sans difficulté, à l’écran ou sur papier.
Pour garantir ces conditions, le Code général des impôts laisse le choix entre plusieurs moyens : une piste d’audit fiable, une signature ou un cachet électronique qualifié, ou l’échange de données informatisé (EDI). Pour un indépendant, la voie naturelle est la piste d’audit : pouvoir relier chaque facture à l’opération réelle, du devis signé jusqu’au paiement visible sur le relevé bancaire. Les éléments de cette piste d’audit se conservent aussi longtemps que les factures.
Est-ce obligatoire ? La conservation l’est, sans discussion. L’archivage « à valeur probante » tel que le proposent certains prestataires, avec coffre-fort numérique ou système d’archivage certifié, ne l’est pas. Aucun texte n’oblige un freelance à acheter un coffre-fort pour des factures nées électroniques. Seule la numérisation des factures papier impose des moyens techniques précis.
Cette valeur de preuve ne sert pas qu’en cas de contrôle fiscal. L’article 1366 du Code civil donne à un écrit électronique la même force probante qu’un écrit papier, à condition que son auteur soit identifié et que son intégrité soit garantie. Face à un client qui conteste une prestation ou tarde à payer, une facture bien archivée est votre première pièce.
| Où sont vos factures | Fichier d’origine gardé | Preuve que rien n’a changé | Notre avis pour un freelance |
|---|---|---|---|
| Dossier sur votre ordinateur | Oui, si vous ne le convertissez pas | Non | Insuffisant seul : un disque qui lâche et tout disparaît |
| Drive ou cloud personnel | Oui | Non | Bonne copie de secours, pas l’archive principale |
| Votre outil de facturation ou votre plateforme | Oui | Selon l’outil | Le plus simple, à condition de pouvoir tout exporter |
| Coffre-fort numérique ou système d’archivage certifié | Oui | Oui | Solide, utile surtout quand les volumes grossissent |
La plateforme agréée archive-t-elle vos factures ?
Une plateforme agréée conserve en partie vos factures, mais la responsabilité de leur archivage reste la vôtre. Service Public Entreprendre décrit la facture électronique comme « émise, transmise, reçue et conservée » par l’intermédiaire d’une plateforme agréée ou d’une solution compatible raccordée à l’une d’elles. La durée de cette conservation dépend de votre contrat avec la plateforme.
L’obligation, elle, ne se délègue pas : le BOFiP la fait peser sur les entreprises qui émettent ou reçoivent les factures. Si l’administration demande une facture, c’est à vous de la produire, pas à votre prestataire.
Deux points comptent en pratique :
- Votre archive peut être éclatée. Vous pouvez choisir une ou plusieurs plateformes, une pour l’émission et une autre pour la réception, et en changer à tout moment. Factures clients d’un côté, factures fournisseurs de l’autre : vos documents peuvent vite se retrouver à deux endroits.
- Le PPF ne vous servira pas d’archive. Le Portail public de facturation est un annuaire qui indique quelle plateforme reçoit les factures de chaque entreprise. Les factures n’y transitent pas.
Cinq questions à poser à votre outil ou à votre plateforme avant de vous engager :
- Combien de temps mes factures sont-elles conservées, et cette durée couvre-t-elle mes 10 ans ?
- Le fichier d’origine est-il gardé, et pas seulement un aperçu ?
- Puis-je tout exporter d’un coup, factures émises et reçues ?
- Que deviennent mes factures si je résilie ou si je change de plateforme ?
- Où sont-elles stockées ? Hors de France, la loi n’admet que l’Union européenne et les pays liés à la France par une convention d’assistance mutuelle ou d’accès en ligne aux données. Ce lieu doit alors être déclaré à votre service des impôts des entreprises (SIE), sur papier libre ou par voie électronique, en même temps que votre déclaration de résultats, avec le nom et l’adresse du tiers chargé du stockage et les périodes concernées. Tout changement se déclare dans le mois (articles L102 C et R*102 C-1 du Livre des procédures fiscales).
Que risque-t-on en cas de mauvaise conservation ?
Ne pas conserver ses factures, ou les détruire avant la fin du délai légal, expose à une amende de 10 000 € prévue par l’article 1734 du Code général des impôts. C’est la même amende que pour un refus de communiquer des documents à l’administration.
Deuxième risque, pour ceux qui récupèrent la TVA : le défaut de conservation des factures originales sur support informatique peut entraîner la remise en cause des déductions de TVA. En franchise en base, vous ne déduisez pas de TVA et ce risque ne vous concerne pas. Il revient dès que vous devenez redevable.
Pour les difficultés liées à la réforme elle-même, la DGFiP a annoncé qu’elle n’appliquerait pas de sanctions pendant la phase de démarrage aux entreprises engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité. Ce n’est ni un report ni une suspension de l’obligation, et cette tolérance suppose de pouvoir documenter vos démarches.
Comment organiser l’archivage de vos factures électroniques quand on est freelance ?
Pour archiver ses factures électroniques en freelance, le plus simple tient en deux éléments : un seul outil qui les garde 10 ans dans leur format d’origine, et un export annuel rangé ailleurs. Côté émission, la facture électronique pour les freelances devient obligatoire le 1er septembre 2027 pour vos clients professionnels établis en France ; côté réception, vos plus gros fournisseurs vous en envoient déjà. Autant mettre l’archive en place maintenant, en sept gestes :
- Centralisez. Choisissez un outil qui conserve vos factures émises et, si possible, vos factures reçues. Moins il y a d’endroits, moins il y a de fichiers perdus.
- Gardez l’original. Ne remplacez jamais le fichier reçu par une version convertie ou imprimée.
- Exportez une fois par an. En janvier, récupérez toutes les factures de l’année écoulée, émises et reçues, avec votre livre des recettes et votre registre des achats.
- Rangez une deuxième copie ailleurs. Un disque externe ou un cloud personnel, séparé de votre outil : c’est votre filet de sécurité, pas votre archive officielle.
- Classez par année. Un dossier 2026, un dossier 2027 : le jour où un délai expire, vous savez exactement quoi supprimer.
- Gardez la trace des incidents. Rejet, facture reçue hors circuit, erreur de transmission : rangez le statut et les échanges avec la facture concernée.
- Exportez avant de partir. Avant de résilier un outil ou de changer de plateforme, récupérez tout. Après la résiliation, l’accès n’est plus garanti.
Si vous faites encore vos factures sur Excel, tout repose sur vous : les fichiers d’origine, les copies, le classement, et la preuve qu’aucune facture n’a été retouchée après son envoi. C’est tenable avec quelques factures par an, beaucoup moins quand le volume grimpe.
Le plus confortable reste un logiciel de facturation gratuit qui conserve vos factures et vous laisse les exporter. Superindep, par exemple, garde vos factures dans votre compte, dans le respect du RGPD, et exporte votre livre des recettes et votre registre des achats. Devis, factures et relances automatiques y sont gratuits, sans carte bancaire ni abonnement.
Si vous ne deviez garder qu’un geste, gardez l’export de janvier : c’est lui qui vous protège si un prestataire disparaît ou si vous en changez.