Vous en avez peut-être déjà reçu sans le savoir : de l’extérieur, rien ne distingue une facture Factur-X d’un PDF ordinaire. Pour être en règle avec la réforme de la facturation électronique, un freelance n’a pas besoin de comprendre le XML, seulement de savoir ce que ce format change, et ce qu’il ne change pas.
Factur-X, c’est quoi exactement ?
Factur-X est un format de facture électronique mixte : un PDF/A-3 destiné à l’humain, dans lequel est intégré un fichier XML de données structurées, nommé factur-x.xml, destiné aux logiciels. La DGFiP le résume ainsi : un format « composé d’un fichier de données structurées au format XML et d’un fichier de données lisibles au format PDF ».
Un PDF pour vous, un XML pour le logiciel
La partie visible est un PDF/A-3, une version du PDF normalisée en 2012 (ISO 19005-3) et conçue pour la conservation à long terme : tout ce qui sert à l’affichage est contenu dans le fichier. Par rapport à la version 2, elle autorise à embarquer un fichier de n’importe quel format, et c’est par cette porte que Factur-X glisse son XML. Un atout pour l’archivage des factures électroniques, que vous devez conserver 10 ans.
La partie cachée est un fichier XML écrit en CII, la syntaxe de l’UN/CEFACT, l’organisme des Nations unies qui normalise les échanges commerciaux électroniques. Factur-X n’est donc pas un troisième langage : c’est du CII glissé dans un PDF. Ce XML range les données selon la norme européenne EN 16931, publiée par la Commission européenne le 16 octobre 2017 : qui vend, qui achète, quoi, combien, avec quelle TVA, à payer quand.
Un standard franco-allemand, né en 2017
Factur-X est né d’un accord entre le Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE), créé en 2012, et son homologue allemand, le FeRD, qui avait déjà son format mixte, ZUGFeRD. Plutôt que de se concurrencer, les deux forums ont choisi un standard commun, dont la première version est parue en décembre 2017. Factur-X et ZUGFeRD désignent aujourd’hui le même standard, sous deux noms, que le FNFE-MPE présente comme la première implémentation de la norme EN 16931.
À quoi ressemble une facture Factur-X ?
Une facture Factur-X a l’apparence d’une facture PDF ordinaire, avec en plus un XML qui reprend ses données champ par champ.
Prenons une graphiste freelance qui facture à une agence la création d’une identité visuelle, pour 1 500 € HT, TVA à 20 % soit 300 €, 1 800 € TTC, payable sous 30 jours. Voici ce que contient le même fichier, selon qui le lit.
| Élément | Dans le PDF, pour l’agence | Dans le XML, pour son logiciel |
|---|---|---|
| Présentation | Logo, couleurs, mise en page | Aucune : des champs et des valeurs |
| Numéro et date | « Facture n° 2026-064 du 20 octobre 2026 » | Un champ numéro, un champ date d’émission |
| Vendeur et client | Noms, adresses, numéros SIREN | SIREN de la graphiste, SIREN de l’agence, chacun dans son champ |
| Nature de l’opération | « Création d’une identité visuelle » | Désignation de la prestation, et catégorie de l’opération : prestation de services |
| Montants | 1 500 € HT, TVA 300 €, 1 800 € TTC | Total HT, taux de TVA, montant de TVA et total TTC, chacun dans son champ |
| Paiement | « Payable sous 30 jours » | Date d’échéance |
Le logiciel de l’agence n’a rien à deviner : il trouve chaque montant dans le bon champ et prépare l’écriture comptable tout seul. Le SIREN du client et la catégorie de l’opération font d’ailleurs partie des nouvelles mentions obligatoires : un format structuré est fait pour les porter.
En franchise en base de TVA, le principe ne change pas. Le XML indique une TVA nulle et le motif d’exonération, comme la mention qui figure sur la facture.
Comment savoir si une facture est en Factur-X ?
Pour savoir si une facture est en Factur-X, ouvrez-la dans Adobe Acrobat Reader et affichez les pièces jointes du document, avec l’icône en forme de trombone du volet latéral : un fichier nommé factur-x.xml doit y apparaître.
Firefox les montre aussi, dans son panneau latéral. D’autres lecteurs, dont plusieurs navigateurs, n’affichent pas les fichiers embarqués : ne rien y voir ne prouve donc rien.
Pour un contrôle complet, le FNFE-MPE met à disposition un outil de validation gratuit, accessible après création d’un compte, qui vérifie les fichiers Factur-X, mais aussi UBL et CII. Le logiciel libre veraPDF, lui, contrôle la seule partie PDF/A-3.
Factur-X ou PDF classique : quelle différence ?
Un PDF classique est fait pour être lu par un humain, alors qu’un Factur-X transporte en plus des données qu’un logiciel exploite directement. Cette différence a une conséquence juridique : la FAQ de la DGFiP rappelle qu’un « PDF simple envoyé par voie électronique n’est pas une facture électronique au sens du dispositif ».
| PDF classique | Factur-X | |
|---|---|---|
| Se lit à l’écran comme une facture | Oui | Oui |
| Données exploitables par un logiciel | Non | Oui, grâce au XML |
| Facture électronique au sens de la réforme | Non | Oui, s’il transite par une plateforme agréée et respecte un profil admis |
| Format pensé pour la conservation longue durée | Pas forcément | Oui, c’est un PDF/A-3 |
| Pour un client particulier ou établi à l’étranger | Suffit | Possible, jamais exigé |
La dernière ligne compte pour beaucoup d’indépendants. La réforme ne vise que les factures entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Pour un client particulier, la DGFiP précise que la facture peut toujours être faite « par ordinateur (tableau, PDF…) » et envoyée par courriel, et il en va de même pour un client établi hors de France. Ces ventes donnent seulement lieu à une transmission de données à l’administration, l’e-reporting.
Quels avantages, et quelles limites ?
Factur-X reste une facture que tout le monde peut ouvrir, tout en portant des données qu’un logiciel exploite : c’est sa force, mais cette double nature a aussi ses revers.
Trois avantages expliquent son succès auprès des petites entreprises.
- Une facture pour tous les clients. Celui qui n’a pas de logiciel comptable l’ouvre comme un PDF, celui qui en a un exploite le XML.
- Un seul fichier à conserver. La facture et ses données voyagent et s’archivent ensemble, dans un format conçu pour durer.
- Pas de ressaisie chez le client. Montants, TVA et dates passent tels quels dans sa comptabilité.
Le format a aussi trois limites.
- Deux contenus à tenir cohérents. La norme AFNOR XP Z12-012 exige que les données du fichier factur-x.xml soient présentes dans le PDF. L’inverse n’est pas exigé, sauf pour les mentions obligatoires : le PDF peut porter un logo ou un message absents du XML.
- Un fichier fragile. Imprimer une facture Factur-X en PDF, ou l’imprimer puis la scanner, donne un PDF ordinaire, car l’impression ne reprend que l’apparence de la page et le XML disparaît.
- Des profils trop légers. Un Factur-X au profil MINIMUM, ou au profil BASIC WL après le 1er septembre 2027, ne compte pas comme une facture électronique pour la réforme.
Quelle place pour Factur-X dans la réforme ?
Factur-X est l’un des trois formats de facture électronique retenus par la réforme, avec UBL et CII, et les plateformes agréées ont l’obligation réglementaire de transmettre les factures dans l’un d’eux.
Aucun format n’est imposé pour émettre, et Factur-X n’est donc pas obligatoire en soi. En revanche, toute plateforme agréée doit savoir recevoir les trois : une facture Factur-X peut être reçue par n’importe quel client professionnel.
L’obligation porte sur le circuit. Les factures entre entreprises passent par une plateforme agréée, parmi près de 150 plateformes immatriculées par l’administration fiscale. Celle de l’émetteur envoie la facture à celle que le client a choisie pour la recevoir, et en extrait les données utiles au fisc (26 données en 2026, 34 dès 2027, selon la question 6.3 de la FAQ de la DGFiP). Le PPF sert d’annuaire : il indique quelle plateforme représente quelle entreprise, mais ne transporte aucune facture.
Le calendrier, lui, ne dépend pas du format :
- depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille ;
- les grandes entreprises et les ETI émettent aussi leurs factures au format électronique depuis cette date ;
- les PME et les micro-entreprises devront les émettre au plus tard le 1er septembre 2027.
Un fichier Factur-X parfaitement valide, envoyé par simple e-mail à un client professionnel, ne remplit pas l’obligation d’émission une fois qu’elle s’applique à vous : il doit passer par une plateforme agréée.
Qui est concerné par Factur-X ?
Factur-X ne crée aucune obligation propre : il concerne les mêmes entreprises qu’UBL ou CII. La règle pour savoir qui est concerné par la facturation électronique est simple : toute entreprise assujettie à la TVA et établie en France, y compris en franchise en base, pour ses factures à une autre entreprise établie en France.
Côté indépendants, la facture électronique pour les freelances suit le calendrier des micro-entreprises et des PME. Un micro-entrepreneur qui ne facture que des particuliers n’émet pas de facture électronique : il doit seulement pouvoir en recevoir et transmettre les données de ses ventes.
Et pour facturer une administration ?
Pour facturer l’État, une collectivité ou un établissement public, vous passez sans doute déjà par Chorus Pro, le portail qui reçoit les factures électroniques de la sphère publique depuis le 1er janvier 2017 et accepte le Factur-X depuis 2018. Depuis le 1er septembre 2026, formats et données exigés vers une entité publique sont les mêmes qu’entre entreprises. Vous pouvez passer par votre plateforme agréée, raccordée à Chorus Pro, ou continuer à déposer vos factures directement sur le portail, une option qui a « vocation à être provisoire » selon la DGFiP.
Factur-X, UBL ou CII : quelles différences ?
Factur-X, UBL et CII transportent les mêmes données, celles de la norme EN 16931 : seule la forme change. Factur-X joint un PDF aux données, alors qu’UBL et CII sont des fichiers XML, auxquels une copie PDF peut être jointe, mais la facture, c’est le XML.
| Factur-X | UBL | CII | |
|---|---|---|---|
| Nature du fichier | PDF/A-3 avec un XML intégré | XML, copie PDF jointe possible | XML, copie PDF jointe possible |
| Syntaxe des données | CII | UBL 2.1, norme ISO/IEC 19845:2015 | CII |
| Organisme qui le porte | FNFE-MPE et FeRD | OASIS, consortium international | UN/CEFACT, Nations unies |
| Usage le plus naturel | Une personne ouvre aussi la facture à l’écran | Échanges entièrement automatisés entre logiciels | Échanges entièrement automatisés entre logiciels |
Pour un freelance, la question ne se pose pas. Votre outil et votre plateforme s’occupent du format, et aucun des trois n’est meilleur pour vous.
Quels sont les profils de Factur-X ?
Factur-X existe en cinq profils, du plus léger (MINIMUM) au plus complet (EXTENDED) : chacun correspond à une quantité de données plus ou moins grande dans le XML, et tous ne sont pas admis dans la réforme.
| Profil | Ce que contient le XML | Lignes de détail | Admis dans la réforme |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Le strict nécessaire pour Chorus Pro : références, vendeur, acheteur, totaux | Non | Non |
| BASIC WL | L’en-tête et le pied de facture habituellement demandés par les acheteurs | Non | Jusqu’au 1er septembre 2027 |
| BASIC | BASIC WL, plus les lignes de la facture | Oui | Non retenu |
| EN 16931 (ex-COMFORT) | Toutes les données de la norme européenne | Oui | Oui |
| EXTENDED | EN 16931, plus des données additionnelles pour des besoins particuliers | Oui | Oui |
Pour Factur-X, la norme AFNOR XP Z12-012 admet les profils EN 16931 et EXTENDED (dans sa déclinaison française EXTENDED-CTC-FR), et BASIC WL à titre transitoire, jusqu’au 1er septembre 2027. MINIMUM est exclu, et BASIC n’est pas retenu en tant que tel : une facture BASIC peut se déclarer en EN 16931.
L’Allemagne est plus stricte : son ministère fédéral des Finances n’accepte ZUGFeRD qu’à partir de la version 2.0.1, sans les profils MINIMUM et BASIC-WL.
Pour vous, aucun profil à choisir : c’est un réglage de votre outil, pas une décision de gestion.
Comment créer une facture Factur-X ?
Une facture Factur-X ne se fabrique pas à la main : un logiciel assemble le PDF/A-3 et le XML à partir des informations que vous saisissez, puis une plateforme agréée la transmet à votre client.
Pour servir dans la réforme, l’outil doit être ce que l’administration appelle une « solution compatible » : proposer des fonctions conformes aux attendus de la réforme et être connecté à au moins une plateforme agréée. Vous n’avez d’ailleurs pas besoin d’un outil « spécial Factur-X » : pour être en règle, un logiciel de facturation gratuit connecté à une plateforme agréée suffit, quel que soit le format, Factur-X, UBL ou CII, utilisé entre l’outil et la plateforme.
Les générateurs en ligne et les bibliothèques de code que recense le FNFE-MPE s’adressent surtout aux éditeurs de logiciels, et un fichier fabriqué ainsi devrait de toute façon transiter par une plateforme agréée.
Peut-on convertir un PDF en Factur-X ?
Pas d’un simple clic. Un PDF ordinaire ne contient pas de données structurées : pour en faire un Factur-X, il faut écrire le XML correspondant (montants, TVA, SIREN, dates), rendre le PDF conforme au format PDF/A-3, puis y intégrer le XML. Les convertisseurs vous font ressaisir ces données ou tentent de les lire dans le PDF, et il faut alors tout contrôler ligne par ligne. Autrement dit, vous refaites la facture, alors autant la créer directement dans un logiciel connecté à une plateforme agréée.
Ce qu’un freelance doit retenir
- Vous ne fabriquez pas le fichier. Choisissez un outil connecté à une plateforme agréée, et laissez-lui le choix du format.
- Le PDF classique n’est pas mort. Avec toutes les mentions obligatoires, il reste valable pour vos clients particuliers ou établis à l’étranger, et pour vos clients professionnels tant que l’obligation d’émission ne vous concerne pas encore.
- Recevoir d’abord, émettre ensuite. La réception est obligatoire depuis le 1er septembre 2026, l’émission le sera au plus tard le 1er septembre 2027.
Avec Superindep, devis, factures et relances automatiques sont gratuits, sans carte bancaire. Vos factures sont transmises via une plateforme agréée partenaire et restent dans votre compte, où vous pouvez les exporter : vous continuez à facturer comme avant, la compatibilité avec la réforme en plus.