La réforme de la facturation électronique ne remplace pas les règles de facturation du Code de commerce et du Code général des impôts. Elle ajoute quatre mentions et change le circuit. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise établie en France et assujettie à la TVA, micro-entrepreneur en franchise compris, doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Au 1er septembre 2027, les micro-entreprises et les PME devront aussi émettre les leurs sous cette forme pour leurs clients professionnels établis en France.
Comment faire une facture conforme, étape par étape ?
Une facture conforme se fait en sept étapes, de l’identification des parties jusqu’à l’envoi.
- Identifiez les deux parties. En entreprise individuelle, vos nom et prénom sont précédés ou suivis de « EI » ; en société, indiquez dénomination, forme juridique et capital. Adresse et SIREN sont dus dans les deux cas, ou « Siret en cours d’attribution » pendant l’immatriculation. Pour le client, notez son nom, son adresse et, pour une entreprise, son SIREN, obligatoire à partir du 1er septembre 2027.
- Numérotez. La facture prend le numéro qui suit la précédente, sans en sauter un.
- Datez. La date d’émission est toujours due, celle de la vente ou de la fin de la prestation aussi quand elle diffère.
- Détaillez chaque ligne avec une désignation précise, la quantité, le prix unitaire hors taxe et la remise éventuelle. « Audit SEO du site vitrine, 2 jours » vaut mieux que « Prestation de conseil ».
- Calculez les totaux. Total HT, taux de TVA de chaque ligne, montant de TVA par taux, puis total TTC. En franchise, la mention de franchise remplace la TVA.
- Indiquez les conditions de paiement, soit l’échéance, l’escompte (ou « néant »), le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 €.
- Relisez avant d’envoyer. Les oublis les plus courants sont un trou dans la numérotation, une mention de franchise absente et des conditions de paiement incomplètes.
Que doit contenir une facture ?
Toute facture doit porter les mentions obligatoires fixées par l’article L441-9 du Code de commerce et l’article 242 nonies A de l’annexe II du CGI.
| Bloc | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Identification | Vos nom (avec « EI »), adresse et SIREN ; nom et adresse du client ; numéro du bon de commande s’il en a établi un |
| Numéro et dates | Numéro unique, date d’émission, date de la vente ou de la prestation si elle diffère |
| Prestation et prix | Désignation précise, quantité, prix unitaire HT, remises |
| TVA | Taux par ligne, total HT et TVA par taux, total TTC, ou mention de franchise ; votre numéro de TVA intracommunautaire au-delà de 150 € HT, et celui du client en cas d’autoliquidation |
| Paiement | Échéance, escompte, taux des pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 € |
| Cas particuliers | Assurance professionnelle d’un artisan, « Autoliquidation », adhésion à une association agréée, garantie légale de conformité pour certains biens vendus à un particulier |
Au 1er septembre 2027, quatre nouvelles mentions obligatoires s’ajoutent pour les micro-entreprises : le SIREN du client, l’adresse de livraison si elle diffère, la nature des opérations (biens, services ou les deux) et l’option pour la TVA d’après les débits, si vous l’avez prise.
Comment numéroter ses factures ?
Chaque facture porte un numéro unique, pris dans une suite chronologique et continue, sans trou ni doublon. Le format vous appartient, et F2026-001 comme 2026-001 conviennent tant que la suite ne casse pas.
- Aucun numéro ne se supprime ni ne se réutilise, même si la facture est ensuite annulée par un avoir.
- Plusieurs séries sont permises quand l’activité le justifie, comme une par site de facturation ou par catégorie de clients. Chacune reste continue, et l’administration conseille un préfixe distinct par série.
- Les avoirs suivent la série des factures ou ont la leur, comme A2026-001 à côté de F2026-001.
- Une facture de plusieurs pages porte son numéro sur chaque page, et les pages sont numérotées 1/2, 2/2.
Pour un freelance, une seule série avec l’année en préfixe suffit.
TVA ou franchise en base : que mettre sur la facture ?
En franchise en base, la facture n’affiche aucune TVA mais porte obligatoirement la mention de franchise. Sinon, vous facturez la TVA au taux normal de 20 %, sauf taux réduit prévu pour votre activité. En 2026, la franchise s’applique tant que votre chiffre d’affaires reste sous ces seuils.
| Activité | Seuil (année précédente) | Seuil majoré (année en cours) |
|---|---|---|
| Services et activités libérales (hors avocats, auteurs et artistes-interprètes) | 37 500 € | 41 250 € |
| Vente de marchandises et hébergement | 85 000 € | 93 500 € |
Ces trois professions ont des seuils propres, 50 000 € et 55 000 €, pour leur activité réglementée ou leurs œuvres. Au-delà du seuil majoré, la TVA s’applique dès le jour du dépassement ; au-delà du seuil de base seulement, au 1er janvier suivant. Le seuil unique de 25 000 € un temps annoncé a été abandonné.
Jusqu’au 31 décembre 2026, la mention à écrire est « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Au 1er janvier 2027, les règles de TVA passent du Code général des impôts au code des impositions sur les biens et services (CIBS), et la référence devient « TVA non applicable, art. L. 233-3 du CIBS ». L’ancienne formule reste acceptée jusqu’au 30 juin 2028.
La franchise ne vous sort pas de la réforme pour autant. Vous restez assujetti à la TVA, simplement pas redevable.
Quel délai de paiement et quelles pénalités de retard indiquer ?
Sans accord particulier, votre client professionnel a 30 jours après la livraison ou la fin de la prestation pour payer. Un contrat ou vos conditions générales de vente peuvent le raccourcir, ou l’allonger jusqu’à 45 jours fin de mois ou 60 jours après l’émission.
Le « 45 jours fin de mois » se calcule de deux façons. Pour une facture émise le 16 octobre 2026, l’échéance tombe le 15 décembre si l’on part de la fin d’octobre, le 30 novembre si l’on ajoute d’abord les 45 jours. Écrivez donc la date d’échéance elle-même, qui est de toute façon obligatoire.
Les pénalités de retard courent dès le lendemain de l’échéance, sans relance ni mise en demeure. Leur taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, soit 8,25 % au second semestre 2026. À défaut de taux fixé dans vos conditions générales de vente, le Code de commerce retient le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points, soit 12,40 % au second semestre 2026. C’est le plus simple à reprendre, à actualiser chaque semestre.
S’y ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due par un client professionnel une seule fois par facture payée en retard, même partiellement. Elle n’est pas soumise à la TVA.
Sur 1 800 € réglés avec 20 jours de retard, les pénalités à 12,40 % font environ 12 €. L’indemnité pèse plus de trois fois plus, et c’est elle qui fait réagir un client, encore faut-il qu’elle figure sur la facture. Sans escompte, écrivez enfin « Escompte pour paiement anticipé : néant ».
Quand émettre la facture et comment l’envoyer ?
La facture s’émet en principe à la livraison ou à la fin de la prestation, même si le paiement intervient plus tard. Trois cas font exception. Plusieurs opérations du mois pour un même client peuvent être regroupées sur une facture récapitulative en fin de mois, si la TVA est exigible le mois de l’opération. Une livraison intracommunautaire exonérée, ou une prestation dont la TVA est due par un client d’un autre pays de l’Union, se facture au plus tard le 15 du mois suivant. Un abonnement peut se facturer en début de période.
Aujourd’hui, un professionnel établi en France reçoit votre facture en PDF par e-mail ou sur papier, en deux exemplaires dans ce cas. Une administration ou une collectivité se facture sur Chorus Pro, obligatoire pour toutes les entreprises depuis 2020.
Exemple de facture conforme, commentée ligne par ligne
Voici, zone par zone, la facture d’une développeuse web en micro-entreprise redevable de la TVA. Camille Laurent a dépassé 41 250 € de chiffre d’affaires en septembre 2026 et facture la TVA depuis. Noms et numéros sont fictifs.
| Zone | Ce qui est écrit | Pourquoi |
|---|---|---|
| Émettrice | Camille Laurent EI, 12 rue des Tanneurs, 69003 Lyon, SIREN 123 456 789, n° de TVA FR32 123 456 789 | « EI » et SIREN obligatoires, numéro de TVA dû au-delà de 150 € HT |
| Client | Agence Lumen Ardoise SAS, 8 avenue Foch, 75116 Paris, SIREN 987 654 321 | SIREN obligatoire au 1er septembre 2027, demandé d’avance |
| Numéro | Facture n° F2026-014 | Elle suit la F2026-013, sans trou |
| Dates | Émise le 16 octobre 2026, prestation terminée le 15 octobre 2026 | Date de prestation due car différente |
| Nature | Prestations de services | Mention de 2027, ajoutée d’avance |
| Lignes | Intégration du module de réservation, 3 jours × 450,00 € HT = 1 350,00 €, TVA 20 %. Recette et corrections, 1 jour × 450,00 € HT = 450,00 €, TVA 20 % | Quantité, prix unitaire HT et taux par ligne |
| Totaux | Total HT 1 800,00 €. TVA à 20 % : 360,00 €. Total TTC 2 160,00 € | Montant de TVA par taux, puis total TTC |
| Paiement | À régler le 14 novembre 2026. Escompte pour paiement anticipé : néant. Pénalités au taux annuel de 12,40 % et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement | Délai et taux par défaut ; escompte écrit même à néant |
Sans option pour la TVA sur les débits ni bien livré, les deux autres mentions de 2027 ne la concernent pas. Restée en franchise, elle n’aurait affiché ni numéro ni ligne de TVA, mais la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sous un net à payer de 1 800,00 €.
Comment faire une facture électronique à partir de 2027 ?
À partir du 1er septembre 2027, une micro-entreprise fait les factures de ses clients professionnels établis en France sur une plateforme agréée ou dans un logiciel qui y est raccordé. La plateforme les transmet ensuite à celle du client. Pour un particulier ou une entreprise établie à l’étranger, la facture reste en papier ou en PDF, mais les données de la vente sont transmises à l’administration par une plateforme agréée, tous les deux mois pour un franchisé en base.
La facture électronique pour les freelances se prépare en trois temps.
- Choisir une plateforme agréée (PA), inscrite sur la liste des plateformes agréées, ou un logiciel qui y est raccordé.
- Saisir la facture comme aujourd’hui. L’outil la met au format électronique structuré, la numérote et la conserve.
- Laisser la plateforme agréée la transmettre à celle du client, avec les données utiles à l’administration.
Un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique, faute de données structurées et de plateforme agréée (article 289 bis du CGI). Le Portail public de facturation (PPF), lui, ne transmet aucune facture. C’est un annuaire, qui indique quelle plateforme agréée reçoit les factures de chaque entreprise.
Une fois l’obligation applicable, chaque facture non émise sous forme électronique coûte 50 € d’amende, dans la limite de 15 000 € par an. L’amende est écartée pour une première infraction sur les quatre dernières années, réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant la première demande de l’administration.
Devis, acompte, erreur : comment gérer les cas particuliers ?
Facture d’acompte, facture rectificative et avoir sont des factures à part entière, avec leur propre numéro dans votre suite. Le devis et la facture pro forma, eux, ne sont pas des factures et n’y prennent aucun numéro.
Du devis à la facture
Le devis engage le professionnel dès que le client l’accepte. Envers un particulier, il est obligatoire dans certains secteurs, comme les travaux du bâtiment, le déménagement ou les services à la personne dès 100 € TTC par mois. La facture reprend ensuite les lignes du devis accepté.
La facture d’acompte
Tout acompte versé par un client professionnel avant la livraison ou la fin de la prestation donne lieu à sa propre facture, numérotée dans votre suite et datée du jour du versement. La facture finale fait référence aux factures d’acompte et ne réclame que le solde. Sur une mission de 3 000 € avec 900 € d’acompte, elle indique 2 100 € restant dus.
Corriger une facture : rectificative ou avoir
Une fois émise, une facture ne se modifie plus. Avant le paiement, émettez une facture rectificative portant la mention « annule et remplace la facture n° F2026-014 », avec un nouveau numéro. Après le paiement, seule une facture d’avoir, avec son propre numéro, corrige ou annule. Refaire la facture sous le même numéro désaccorde votre comptabilité et celle du client, ce qui est sanctionnable.
Que coûte une facture non conforme ?
Chaque mention manquante ou inexacte coûte 15 € d’amende, dans la limite de 25 % du montant de la facture. Si l’identité ou l’adresse du client ou du fournisseur a été dissimulée ou modifiée, l’amende est égale à 50 % du montant de la facture.
Ne pas facturer du tout expose une entreprise individuelle à une amende pouvant atteindre 75 000 €, et une société à 375 000 €. Conservez enfin chaque facture émise ou reçue pendant 10 ans.
Quel outil utiliser pour faire ses factures ?
Sur les sept étapes, un logiciel de facturation prend en charge la numérotation, les totaux, la TVA et les mentions de paiement. Il vous reste à saisir le client et les lignes. Sur un modèle Word, chaque facture dépend de votre relecture.
Des factures sur Excel tiennent la route tant que la facture n’a pas à être électronique, donc jusqu’au 31 août 2027 pour un client professionnel établi en France, et au-delà pour un particulier ou un client étranger.
Un logiciel de facturation gratuit supprime ces risques d’oubli et, s’il est relié à une plateforme agréée, couvre aussi l’échéance de 2027. Pour un freelance ou un micro-entrepreneur, Superindep est l’option la plus directe. Vous créez devis et factures au même endroit, avec les mentions légales obligatoires dans les modèles et une numérotation personnalisée, et l’outil peut relancer le client automatiquement si l’échéance passe. Il transmet aussi vos factures via une plateforme agréée partenaire, et elles restent dans votre compte, où vous pouvez les exporter. Le tout est gratuit, sans carte bancaire ni abonnement.
