Un devis signé contient déjà l’essentiel de la future facture : le client, la prestation, le prix. Transformer un devis en facture consiste à reprendre ce contenu tel quel et à y ajouter ce que le devis ne dit pas : le numéro, l’échéance, les pénalités de retard. Il reste à intégrer ce qui a bougé entre la signature et la livraison (un acompte, un avenant, un périmètre réduit) pour faire une facture conforme, une facture que le client n’aura aucune raison de contester.
Quelle différence entre un devis et une facture ?
Le devis propose un prix avant la prestation, la facture constate la prestation réalisée et réclame le paiement. Service Public Entreprendre définit le devis comme un document prévisionnel, qui n’engage les parties qu’une fois accepté.
| Devis | Facture | |
|---|---|---|
| Rôle | Proposer un prix et un périmètre | Constater la vente ou la prestation, demander le paiement |
| Moment | Avant le début du travail | À la livraison ou à la fin de la prestation, en principe |
| Valeur | Offre, puis contrat une fois accepté | Pièce comptable et preuve de l’opération |
| Obligatoire | Dans certains secteurs, surtout envers un particulier | Toujours entre professionnels ; envers un particulier, pour une prestation de services de plus de 25 € TTC, ou à sa demande |
| Numéro | Série propre aux devis | Séquence chronologique continue, sans rupture |
| Facturation électronique | Non concerné | Obligatoire avec les clients assujettis à la TVA établis en France, au 1er septembre 2027 pour une micro-entreprise |
Un devis ne peut donc pas servir de facture, même signé, même réglé : il n’entre pas dans votre séquence de factures, ne fixe pas d’échéance de paiement, et c’est la facture qui sert de pièce comptable, chez vous comme chez votre client.
Le devis est-il obligatoire avant de facturer ?
Non, sauf dans quelques secteurs, surtout face à un client particulier, où la loi l’impose avant toute intervention. Les principaux, selon Service Public Entreprendre :
- les travaux et dépannages du bâtiment et de l’équipement de la maison ;
- les services à la personne, dès 100 € TTC par mois ;
- le déménagement ;
- la location d’un véhicule de moins de 3,5 tonnes, à un particulier comme à un professionnel ;
- l’optique médicale, les appareils auditifs et les prestations funéraires.
Dans ces métiers, ne pas remettre de devis expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 € pour un entrepreneur individuel et 15 000 € pour une société.
Pour une mission de conseil, de création ou de développement, aucun texte spécifique n’impose de devis. Faites-en un quand même dès que la mission dépasse quelques jours : c’est votre meilleure preuve du prix et du périmètre convenus. Face à un client particulier, au-delà de 1 500 €, l’accord se prouve par un écrit signé (article 1359 du Code civil) : un « d’accord » au téléphone ne suffit pas.
Un devis signé vaut-il contrat ?
Oui, dès que le client l’accepte. Le devis est une offre de contrat : son acceptation vous lie, et le client s’engage en le signant sous la mention « bon pour accord » ou « bon pour travaux ». À partir de là, l’article 1103 du Code civil s’applique : les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits.
Le devis vous engage donc à deux moments. Une fois signé, il fixe ce que vous facturez : le prix signé, ni plus ni moins, sauf nouvel accord du client. Avant la signature, tant qu’il n’a pas expiré, vous ne pouvez pas retirer votre offre : elle tient jusqu’à la fin du délai que vous avez fixé ou, à défaut, pendant un délai raisonnable (article 1116 du Code civil). Si vous la retirez quand même, le contrat ne se forme pas, mais le client peut vous réclamer des dommages et intérêts. Écrivez donc une durée de validité sur chaque devis : trente jours couvrent la plupart des missions.
Pour réactualiser un devis que le client n’a pas signé, attendez qu’il expire ou obtenez son accord pour le remplacer, puis établissez-en un nouveau, daté du jour, avec le prix à jour et une nouvelle durée de validité.
Le client, lui, ne peut pas défaire seul un devis signé. Une exception existe : le particulier qui l’a signé hors de vos locaux, après un démarchage par exemple, ou à distance, en ligne ou par téléphone, dispose de 14 jours pour se rétracter, sauf pour des travaux et réparations d’urgence.
Comment transformer un devis en facture, étape par étape ?
Pour transformer un devis en facture, six étapes suffisent, avec un logiciel comme avec un tableur.
- Partir du devis signé : daté, signé, avec « bon pour accord ». Sans signature, le prix facturé reste contestable.
- Reprendre les lignes acceptées à l’identique : désignations, quantités, prix unitaires, remises, plus les lignes des avenants signés.
- Attribuer un numéro de facture, le suivant dans votre série de factures, sans lien avec le numéro du devis.
- Dater la facture. Elle s’émet en principe à la livraison ou à la fin de la prestation. Si la prestation s’est achevée à une autre date que celle de la facture, indiquez aussi cette date.
- Compléter les conditions de règlement : date d’échéance, escompte (« Escompte pour paiement anticipé : néant » s’il n’y en a pas), taux des pénalités de retard et, pour un client professionnel, indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Entre professionnels, sans accord particulier, le client a 30 jours après la réalisation de la prestation pour payer.
- Déduire les acomptes et envoyer. La facture cite chaque facture d’acompte déjà émise. Conservez-la 10 ans, avec le devis signé : il fait partie de la piste d’audit qui relie la facture à la vente.
Qu’est-ce qui change entre le devis et la facture ?
Les lignes et les coordonnées passent telles quelles ; l’intitulé, le numéro, les dates et les conditions de paiement changent.
| Élément | Sur la facture |
|---|---|
| Vos nom, adresse et SIREN, avec « EI » en entreprise individuelle ; nom et adresse du client | Restent identiques |
| Désignations, quantités, prix unitaires, remises | Restent identiques, sauf avenant signé |
| Taux de TVA ou mention de franchise | Restent, dans leur version en vigueur à la date de la facture |
| Intitulé « Devis » | Devient « Facture » |
| Numéro du devis | Remplacé par le numéro suivant de la série des factures |
| Date du devis | Remplacée par la date d’émission, et la date de la prestation si elle diffère |
| Durée de validité, « bon pour accord », signature du client | Disparaissent |
| Échéance, escompte, pénalités de retard, indemnité de 40 € | S’ajoutent |
| Acomptes déjà facturés | Se déduisent, avec le numéro de chaque facture d’acompte |
| Numéro du bon de commande du client | S’ajoute s’il en a établi un |
La facture doit porter toutes les mentions obligatoires, y compris celles qui n’avaient pas leur place sur le devis. Chaque mention oubliée ou inexacte coûte 15 € d’amende, dans la limite de 25 % du montant de la facture. Les factures émises par une micro-entreprise à partir du 1er septembre 2027 gagnent quatre mentions, dont le SIREN du client professionnel et la catégorie de l’opération (biens, services ou les deux) : notez le SIREN de chaque client dès le devis.
Le numéro de facture doit-il reprendre celui du devis ?
Non : la facture prend le numéro suivant de votre séquence de factures, quel que soit le numéro du devis. Chaque facture porte un numéro unique, dans une suite chronologique continue, sans rupture.
Reprendre le numéro du devis casse cette suite. Si votre dernière facture est la F2026-065 et que vous transformez le devis D2026-027 en « F2026-027 », vous créez un doublon ou un retour en arrière. Le devis vit dans sa propre série, en dehors de la numérotation des factures : chaque facture qui en découle, facture d’acompte comprise, prend le numéro suivant de la série des factures le jour de son émission, jamais un numéro repris du devis. Le devis D2026-027 donne ainsi la facture d’acompte F2026-058 en septembre, puis la facture de solde F2026-066 en octobre.
Prenez un préfixe par type de document, D pour les devis et F pour les factures, et rappelez la référence du devis sur la facture, par exemple « selon devis D2026-027 du 8 septembre 2026 ». Ce rappel n’est pas obligatoire, contrairement au numéro de bon de commande quand votre client en a établi un, mais il permet au client de rapprocher les deux documents sans vous écrire.
Comment facturer un acompte demandé sur le devis ?
Face à un client professionnel, un acompte prévu au devis se facture à part, puis se déduit de la facture finale. Vous émettez une facture d’acompte au plus tard le jour où le client verse la somme, ou dès la signature pour la réclamer : elle cite le devis, indique le montant de l’acompte et prend le numéro suivant dans la série des factures.
La facture de solde reprend ensuite le total de la prestation, déduit les sommes déjà facturées et fait référence à chaque facture d’acompte, comme l’exige le BOFiP (§ 60) : citez son numéro et sa date.
Écrivez le bon mot sur le devis : avec un client particulier, une somme versée d’avance sans précision est en principe présumée être des arrhes. Le client qui renonce perd alors ses arrhes, le professionnel qui renonce les rend au double. Un acompte, lui, engage les deux parties : celle qui se retire peut devoir des dommages et intérêts. Pour une mission de freelance, l’acompte vous protège mieux.
Que faire si le prix ou le périmètre change après la signature ?
Un devis signé ne se modifie qu’avec l’accord du client : tout changement passe par un avenant ou un nouveau devis signé, avant d’apparaître sur la facture. C’est la règle de l’article 1193 du Code civil : un contrat ne se modifie que du consentement mutuel des parties.
Trois situations reviennent souvent :
- Le client demande plus. Rédigez un avenant, avec un numéro, une date, les lignes ajoutées et leur prix, et faites-le signer avant de commencer. Sur la facture, la ligne supplémentaire cite l’avenant.
- Le périmètre se réduit d’un commun accord. Gardez une trace écrite de cet accord, puis facturez ce qui a été réalisé.
- La facture est déjà partie avec un montant trop élevé. Elle ne se modifie pas et ne se supprime pas. Tant qu’elle n’est pas payée, une facture rectificative, avec un nouveau numéro et la mention « annule et remplace la facture n° … », la corrige. Une fois payée, seule une facture d’avoir annule tout ou partie du montant.
Ajouter des jours « parce que le projet a débordé » sans accord écrit ne tient pas : le client peut refuser de payer l’écart.
Exemple : un data analyst freelance, du devis à la facture de solde
Gaspard est data analyst en micro-entreprise, en franchise en base de TVA. Le 8 septembre 2026, il envoie le devis D2026-027 à une société lilloise qui gère trois boutiques de prêt-à-porter : un tableau de bord des ventes à 4 650 €, valable 30 jours, avec 40 % d’acompte à la signature. Le client signe le 14 septembre et vire l’acompte le 16. Le 1er octobre, il commande par avenant signé un rapport mensuel automatisé à 780 €. Gaspard livre le 20 octobre.
| Date | Document | Montant |
|---|---|---|
| 8 septembre | Devis D2026-027 | 4 650 € |
| 16 septembre | Facture d’acompte F2026-058 (40 % du devis) | 1 860 € |
| 1er octobre | Avenant n° 1, signé | + 780 € |
| 20 octobre | Facture de solde F2026-066 : 5 430 € − 1 860 € | 3 570 € à payer |
La facture de solde F2026-066, émise le 20 octobre 2026, contient :
- « Audit des données et cadrage, selon devis D2026-027 du 8 septembre 2026 » : 1 260 € ;
- « Conception du tableau de bord des ventes » : 2 830 € ;
- « Documentation et prise en main » : 560 € ;
- « Rapport mensuel automatisé, selon avenant n° 1 du 1er octobre 2026 » : 780 € ;
- le total de 5 430 €, puis « Acompte, facture F2026-058 du 16 septembre 2026 » : − 1 860 € ;
- le net à payer de 3 570 €, l’échéance au 19 novembre 2026, « Escompte pour paiement anticipé : néant », le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € ;
- la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Entre F2026-058 et F2026-066, sept factures sont parties vers d’autres clients : les deux numéros ne se suivent pas, et c’est normal tant que la série F2026 n’a ni trou ni doublon.
Facturée en janvier 2027, la même facture porterait « TVA non applicable, art. L. 233-3 du CIBS », même si le devis citait l’article 293 B : au 1er janvier 2027, les règles de TVA passent dans le code des impositions sur les biens et services. L’ancienne formule reste acceptée jusqu’au 30 juin 2028.
Que change la facturation électronique pour une facture issue d’un devis ?
Le fond ne change pas, le canal si : à partir du 1er septembre 2027, une micro-entreprise qui facture une entreprise assujettie à la TVA établie en France devra émettre sa facture dans un format électronique structuré, via une plateforme agréée (PA).
- Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, micro-entrepreneurs en franchise en base compris.
- Un PDF simple envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique. Une fois l’obligation d’émettre applicable, chaque facture non émise sous forme électronique coûte 50 € d’amende, dans la limite de 15 000 € par an.
- Pour un client particulier, le PDF ou le papier restent possibles, mais les données de la vente seront transmises à l’administration.
- L’obligation vise les factures. Le devis, document prévisionnel, n’en est pas une : pour un client professionnel établi en France, c’est chaque facture qui en découle, facture d’acompte comprise, qui passera par la plateforme agréée.
Votre client suivra sur sa plateforme chaque facture électronique reçue. Si elle ne correspond pas aux termes du devis ou du contrat, des statuts provisoires lui permettront de vous signaler le litige, selon la FAQ de la DGFiP (question 3.2). Reprendre le devis et ses avenants ligne pour ligne vous épargne ces allers-retours.
Faut-il un logiciel pour transformer un devis en facture ?
Non, un tableur suffit tant que vos factures n’ont pas à être électroniques. Un logiciel évite toutefois les deux erreurs classiques du copier-coller : la ligne recopiée de travers et le numéro pris dans la mauvaise série. La plupart des outils de facturation créent la facture à partir du devis accepté sans ressaisie, et un logiciel de facturation gratuit suffit pour cela. À partir du 1er septembre 2027, vos factures à vos clients professionnels établis en France devront en plus passer par une plateforme agréée, directement ou via votre logiciel.
Pour un freelance ou un micro-entrepreneur, nous recommandons Superindep. Devis et factures se font dans le même outil, gratuitement, sans carte bancaire ni abonnement. Les mentions légales obligatoires figurent dans les modèles, la numérotation se personnalise, et l’outil peut relancer vos clients automatiquement. Superindep est une solution compatible raccordée à une plateforme agréée partenaire, qui permet de transmettre vos factures via cette plateforme, et vos factures restent dans votre compte, où vous pouvez les exporter.
Quelles erreurs éviter en passant du devis à la facture ?
Presque toutes viennent d’un copier-coller trop rapide du devis :
- reprendre le numéro du devis comme numéro de facture ;
- laisser sur la facture le mot « Devis », la durée de validité ou la zone « bon pour accord » ;
- facturer plus que le devis sans avenant signé ;
- oublier de déduire l’acompte, ou le déduire sans citer la facture d’acompte ;
- oublier la mention de TVA (taux ou mention de franchise) ou la mention « EI » ;
- corriger une facture déjà envoyée au lieu d’émettre une facture rectificative ou un avoir ;
- à partir du 1er septembre 2027, envoyer un simple PDF à un client professionnel établi en France.
