Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma est établie par le vendeur avant la vente, pour que son client connaisse le montant exact qu’il paiera et puisse le présenter à un tiers. Le lexique de la douane la décrit comme une facture « pour la forme » ou un devis « présentant tous les éléments d’une facture ordinaire et originale », mais « non pris en compte dans la comptabilité des entreprises et ne correspondant à aucun paiement ».
Vous y écrivez ce que le client paiera si la vente se fait : produits ou prestations, quantités, prix, frais, conditions. Les règles pour faire une facture conforme ne s’appliquent qu’à la facture définitive, émise une fois la vente conclue.
L’Académie française écrit « pro forma » en deux mots ; l’usage a imposé « proforma », et l’anglais dit pro forma invoice.
Quelle différence avec le devis et la facture d’acompte ?
Le devis et la proforma sont deux offres de prix émises avant la vente ; la facture d’acompte constate un paiement d’avance, et la facture constate la vente.
| Devis | Facture proforma | Facture d’acompte | Facture | |
|---|---|---|---|---|
| Nature | Une offre de prix | Une offre de prix présentée comme une facture | La facture d’une avance sur le prix | La preuve de la vente |
| Engagement du vendeur | Oui, dès que le client l’accepte | Seulement si elle vaut offre ferme et que le client l’accepte | Oui | Oui |
| Valeur comptable et fiscale | Aucune | Aucune | Oui | Oui |
| Numérotation | Libre | Libre, dans une série à part | Série des factures | Série des factures |
| Paiement d’avance du client | Appelle une facture d’acompte | Appelle une facture d’acompte | C’est son objet | Elle déduit les acomptes |
Service-Public le résume ainsi : la facture « se distingue donc du devis, qui est un document prévisionnel proposant un prix avant la réalisation d’une vente ou d’une prestation de services ». La proforma appartient à la même famille que le devis ; ce qui l’en distingue, c’est sa présentation calquée sur une facture, que réclament certaines banques et certains services achats.
Notre avis : pour un freelance, le devis reste le bon réflexe. Il fixe le prix, il engage les deux parties une fois signé, et au moment de transformer un devis en facture, la facture reprend les lignes du devis accepté. Si votre activité fait partie de celles où le devis est obligatoire, faites un devis, intitulé comme tel.
À quoi sert une facture proforma ?
Une facture proforma sert à remettre au client un document chiffré, au format facture, dont il a besoin pour une démarche de son côté avant la vente. Quatre situations reviennent :
- Faire valider un budget. Le service achats d’une entreprise cliente exige parfois une proforma pour engager la dépense ou émettre un bon de commande.
- Obtenir un financement. L’Académie française en donne l’exemple : présenter la facture pro forma d’un produit « à un organisme de crédit pour lui demander de le financer ». La banque veut un montant précis, ligne par ligne, avant de débloquer les fonds.
- Vendre hors de l’Union européenne. Votre client étranger peut en avoir besoin pour obtenir une autorisation d’importer ou préparer le dédouanement, selon les règles de son pays. Elle ne remplace pas la facture commerciale : pour les importations dans l’Union, les règles de la valeur en douane précisent que si la facture commerciale manque au dédouanement, une facture « pro-forma » n’est pas considérée comme telle et doit être remplacée ensuite par la facture définitive.
- Se faire payer d’avance. Un client qui ne vous connaît pas encore, ou qui règle toujours avant livraison, vous paie sur la base de la proforma.
Quelle est sa valeur juridique ?
Une facture proforma n’a aucune valeur comptable ni fiscale, mais elle peut vous engager si elle ressemble trop à une offre ferme.
En comptabilité, rien à enregistrer : elle ne correspond à aucune vente ni à aucun encaissement, et elle n’a pas sa place dans votre livre des recettes.
Sur le plan du contrat, c’est plus nuancé que le « sans valeur juridique » qu’on lit souvent. Selon l’article 1114 du Code civil, une offre « comprend les éléments essentiels du contrat envisagé et exprime la volonté de son auteur d’être lié en cas d’acceptation » ; à défaut, il y a seulement invitation à entrer en négociation. Une proforma qui fixe une désignation complète, un prix précis et une durée de validité, et que le client vous retourne signée ou suivie d’un bon de commande, ressemble fort à une offre acceptée. En cas de litige, un juge pourrait la lire ainsi.
Deux options, selon ce que vous cherchez :
- Informer sans vous engager : écrivez sur la proforma « Document établi à titre indicatif. Ne vaut ni facture ni offre ferme. » Même avec une date de validité, cette phrase montre que vous n’entendez pas être lié.
- Vous engager et engager votre client : faites un devis. Selon la fiche de Service-Public sur le devis, il « engage le professionnel dès lors qu’il est accepté par le client », et le client n’est engagé qu’une fois qu’il l’a signé.
Peut-on être payé avant la vente ?
Votre client peut vous payer d’avance sur la base d’une proforma, mais s’il est un professionnel, l’encaissement vous oblige à émettre une vraie facture : une facture d’acompte si la vente n’est pas encore réalisée, la facture définitive sinon.
La doctrine fiscale sur les acomptes impose une facture pour toute avance versée par un client professionnel ou une personne morale, comme une association ou une collectivité : c’est une facture d’acompte, numérotée dans la série de vos factures. Avec un particulier, cette règle ne joue pas en principe, mais une facture d’acompte reste le moyen le plus simple de garder la trace de l’avance.
Quelles mentions mettre sur une facture proforma ?
Aucun texte ne fixe les mentions d’une facture proforma : l’essentiel est que personne ne puisse la confondre avec une facture. C’est toute la différence avec la facture elle-même, dont le contenu est imposé par le Code de commerce et le Code général des impôts. Voici ce que nous conseillons d’y faire figurer :
- L’intitulé « Facture proforma », en haut et bien visible.
- Un numéro de proforma, dans une série distincte de vos factures.
- La date d’émission et la date limite de validité.
- Votre identité et celle du client : nom ou dénomination, adresse, votre SIREN, et celui du client s’il est immatriculé en France.
- Le détail de la vente : désignation précise, quantités, prix unitaires hors taxes, frais de livraison ou de déplacement, remises.
- La TVA, à titre indicatif, ou la mention de franchise en base si vous ne la facturez pas.
- Les conditions envisagées : délai et mode de paiement, acompte demandé, délai de livraison ou date d’intervention.
- La mise en garde « Document établi à titre indicatif. Ne vaut ni facture ni offre ferme. »
- Pour l’export : la devise, l’incoterm retenu (la règle qui fixe qui paie le transport et à quel moment les risques passent à l’acheteur) et une description précise des marchandises.
Aucun support n’est imposé : un document Word, un tableur Excel ou un logiciel conviennent, pourvu que l’intitulé « Facture proforma » se voie au premier coup d’œil.
Comment numéroter une proforma ?
Numérotez chaque proforma dans une série à part, avec son propre préfixe (PRO-2026-003 pour la troisième de l’année, par exemple), jamais dans la suite de vos factures.
La raison tient à la doctrine sur les mentions de la facture : une facture doit comporter « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ». Si une proforma prend le numéro F2026-067 de votre suite et que le client renonce, votre série de factures garde un trou qu’il faudra justifier en cas de contrôle. Une série à part protège la numérotation des factures.
Rien n’oblige à numéroter une proforma, mais le client pourra citer ce numéro dans son bon de commande ou son dossier de financement, et vous le reprendrez sur la facture définitive.
Faut-il indiquer la TVA sur une proforma ?
Oui si vous facturez la TVA, à titre indicatif ; non si vous êtes en franchise en base, exactement comme sur vos factures.
- Vous êtes redevable de la TVA : indiquez les montants hors taxes, le taux, le montant de TVA et le total TTC, pour que le client connaisse le prix exact qu’il paiera. La proforma ne rend pour autant aucune TVA exigible, puisqu’elle ne correspond à aucune vente ni à aucun paiement.
- Vous êtes en franchise en base : pas de TVA, le total est le prix à payer. Reprenez la mention de votre facture sans TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » jusqu’au 31 décembre 2026, puis « TVA non applicable, art. L. 233-3 du CIBS » à partir du 1er janvier 2027, l’ancienne formule restant admise jusqu’au 30 juin 2028. Rien ne l’impose sur une proforma, mais elle explique au client et à sa banque pourquoi le total ne comporte pas de TVA.
Modèle de facture proforma : un exemple rempli
Voici une proforma complète, dans un cas fictif : un artisan dont la cliente doit faire financer l’achat par sa banque.
Octave est ébéniste à Angers, micro-entrepreneur en franchise en base. Il doit fabriquer le comptoir de caisse et les rayonnages de la librairie qu’Apolline ouvre au printemps, et la banque d’Apolline demande une facture proforma pour financer l’agencement. Voici le document qu’il lui a envoyé le 29 octobre 2026.
FACTURE PROFORMA n° PRO-2026-003
Date d’émission : 29 octobre 2026. Valable jusqu’au 28 novembre 2026.
Émetteur : Octave Morel EI, ébéniste, 7 chemin des Copeaux, 49000 Angers. SIREN 852 147 963.
Client : Apolline Garnier EI, librairie, 22 rue des Feuillets, 49000 Angers. SIREN 369 258 147.
| Désignation | Quantité | Prix unitaire | Total |
|---|---|---|---|
| Comptoir de caisse en chêne massif sur mesure, 2,60 m | 1 | 3 340 € | 3 340 € |
| Rayonnages muraux en chêne, module de 1 m | 5 | 290 € | 1 450 € |
| Livraison et pose | 1 | 410 € | 410 € |
| Total | 5 200 € |
TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Conditions envisagées : acompte de 30 % à la commande, soit 1 560 €, solde à la pose. Paiement par virement. Fabrication et pose sous six semaines à compter de la commande.
Document établi à titre indicatif. Ne vaut ni facture ni offre ferme.
La banque a donné son accord. Octave adresse alors à Apolline un devis dans les mêmes termes, qu’elle prévoit de signer le 23 novembre 2026, jour du déblocage des fonds, en versant l’acompte de 1 560 €, soit 30 % de 5 200 €. Octave émettra une facture d’acompte de 1 560 €, avec le numéro suivant de sa série de factures, et y citera PRO-2026-003.
La pose est prévue le 4 janvier 2027, six semaines après la commande. Octave émettra alors la facture définitive de 5 200 €, citera la proforma et la facture d’acompte par son numéro, déduira les 1 560 € et réclamera le solde de 3 640 €. Émise en 2027, elle portera la nouvelle mention « TVA non applicable, art. L. 233-3 du CIBS ». Son livre des recettes inscrira 1 560 € à la date d’encaissement de l’acompte et 3 640 € à celle du solde. La proforma, elle, n’apparaîtra nulle part dans ses comptes.
La facture proforma est-elle concernée par la facture électronique ?
Non : la réforme de la facturation électronique vise les factures, et une facture proforma n’en est pas une. Vous pouvez continuer à l’envoyer en PDF, par e-mail, avant comme après septembre 2027.
Ce sont les factures qui changent de forme, celle d’acompte comme la définitive. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise établie en France et assujettie à la TVA, micro-entrepreneur en franchise en base compris, doit pouvoir recevoir des factures électroniques. L’émission deviendra obligatoire au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
Dans l’exemple, les factures d’Octave, prévues en novembre 2026 et en janvier 2027, peuvent encore partir en PDF. Si la commande et la pose avaient lieu après le 1er septembre 2027, ses factures à Apolline, cliente professionnelle établie en France, devraient passer par une plateforme agréée (PA), dans un format électronique structuré : un PDF envoyé par e-mail ne suffirait plus. Pour un client établi hors de France, la facture reste classique, mais ses données sont transmises à l’administration via une plateforme agréée, à partir du 1er septembre 2027 pour une micro-entreprise : c’est l’e-reporting.
Comment passer de la proforma à la facture définitive ?
Quand la vente se conclut, la facture définitive reprend les lignes acceptées, corrigées de ce qui a bougé (quantités livrées, frais réels), et ajoute les mentions légales qu’une proforma n’a pas besoin de porter. Trois points demandent de l’attention :
- Citez la référence de la proforma sur la facture : le client l’a souvent reprise dans son bon de commande ou son dossier de financement, et le rapprochement se fait d’un coup d’œil.
- Prenez le numéro suivant de votre série de factures, jamais celui de la proforma.
- Déduisez les acomptes déjà facturés, en citant le numéro de chaque facture d’acompte, puis indiquez le solde à payer. Le BOFiP l’exige dans sa doctrine sur les mentions de la facture : « la facture définitive doit faire référence aux différentes factures d’acomptes ».
Le suivi des devis, des factures et de leur numérotation se fait plus sûrement dans un logiciel de facturation gratuit que dans un tableur. Superindep permet de créer devis et factures gratuitement, sans carte bancaire ni abonnement, avec une numérotation personnalisée, des mentions légales intégrées aux modèles et des relances automatiques. C’est une solution compatible raccordée à une plateforme agréée partenaire, et vos factures restent dans votre compte : vous pouvez les exporter.
